Toda empresa comparte un activo en común: la información. Lo que hacen con esa información es lo que los separa del resto de las empresas. Desde mantener datos de inventario y ventas en una hoja de papel hasta un sistema de información completo, toda empresa de alguna manera obtiene, compila, almacena y utiliza datos. La efectividad de las tácticas utilizadas pueden ser discutidas ampliamente, pero lo que sí es claro es que la Era de Información en la que vivimos circula alrededor de la generación y uso de información. Sin importar el tipo de datos, estructurados o no estructurados, información es la pieza central y el tema principal en todo asunto. Por lo tanto, la pregunta que se tiene que hacer es: ¿Que estás haciendo con tu información?
Este activo se puede comparar con el dinero. Algunos lo derrochan, otros la guardan en cuentas de ahorro que no producen mucho, mientras otros la utilizan y la invierten astutamente, aprovechando los beneficios de altos intereses. Corporaciones poderosas como Walmart entienden que la fortaleza de las empresas consiste en el uso de información en todos los aspectos posibles. Esto hace posible la habilidad de respaldar decisiones con hechos reales y no suposiciones débiles. Empresas pequeñas no necesariamente comparten este entendimiento. Pero, últimamente, si las empresas quieren poder competir en el mercado cambiante globalizado de la Era de Información, se le tiene que mostrar el respeto merecido a los datos. Empresas más pequeñas tienen una situación un poco más fácil de manejar por lo que gradualmente pueden ir armando y mejorando sus sistemas de información mientras van creciendo. Pero, el primer paso es admitir que necesitan ayuda.
Una vez la empresa entendió la importancia de la información, una estrategia para capturar, almacenar, analizar y utilizar los datos debe de ser desarrollada. Aunque dicha estrategia puede variar de empresa en empresa, las guías generales son constantes.
Paso 1: Entender que es importante para capturar.
Este paso debe de ser casi automático para empresas que ya están operando. Todos los dueños de negocios deben de saber que información es necesaria, ya sea de clientes, inventario, etc. Lo que no todos los empresarios tienen claro es cual información puede llegar a ser importante en un futuro. Por lo tanto, el primero paso es simple: ¡capturar TODO lo que puede ser útil! Almacenar datos es tan barato hoy en día que no existe la escusa de almacenar mucha información. Adicionalmente existen sistemas de base de datos de licencia abierta (Open Source). Si algún elemento es ignorado, igualmente puede ser agregado en cualquier momento. Pero es muy importante notar que es mejor capturar más información de la necesaria y después borrar que darse cuenta después de tiempo que cierta información no capturada tenía valor. Siempre se puede eliminar información inútil, pero nunca se puede recapturar información no capturada inicialmente sin un alto esfuerzo y costo.
Paso 2: Escoger un método de almacenamiento
Como previamente mencionado, espacio de disco duro para almacenar información es supremamente barato en comparación con el pasado. Aunque a veces es complicado para personas que no conocen de tecnología en calcular requerimientos de almacenamiento, siempre se puede consultar en lugares que venden discos duros u otros dispositivos de almacenamiento. Un terabyte de espacio cuesta menos de $40.00 USD. El próximo paso es escoger un sistema de base de datos. Hay muchos sistemas disponibles como Microsoft SQL Server, Oracle, MySQL, y PostgreSQL entre otros. Los últimos dos son de licencia de código abierto. Cuando se está escogiendo un sistema de base de datos se debe de considerar portabilidad, expansión y crecimiento y requerimientos técnicos (plataforma de sistema operativo, espacio de disco duro, memoria, etc.). La información es uno de los activos más importantes, por lo tanto, es elemental buscar asesoría para evitar una equivocación. Esencialmente, todos de los sistemas mencionados tienen especificaciones, módulos, y funciones muy similares, y sus diferencias son mas en cuestión de gusto y experiencia. Inclusive, muchos servicios ofrecen sistemas de bases de datos o almacenamiento en la nube que vienen con sus respectivas protecciones.
IPaso 3: ¡PROTEJALA!
Una vez más, ¡sus datos son uno de los activos más importantes! Todos los sistemas de bases de datos ofrecen algún tipo de respaldo o mecanismo de protección. Escoja uno (o múltiples), verifíquelo y úselo. Después revíselo de nuevo y verifíquelo periódicamente. Estrategias de respaldo pueden incluir “transacción logging”, respaldos de archivos, SQL Dumps, y replicación entre otros. Investigue sobre dichos respaldos y utilícelos. Es importante no contentarse con verlos funcionar una vez. Asegúrese de que lo esté revisando periódicamente. También existen almacenaje en la nube (Cloud Storage) como Google Drive o OneDrive que es relativamente barato.
Paso 4: Analizar y utilizar los datos
Aquí es donde los pasos se pueden llegar a complicar un poco. Pero, si lo anterior fue ejecutado satisfactoriamente, la ayuda puede ser encontrada fácilmente. Para analizar los datos, motores de reportes como Crystal Reports pueden ser utilizadas para leer los diferentes sistemas de bases de datos. En realidad, se puede utilizar diversos motores de reportes y sistemas de información siempre y cuando la información exista y este almacenada. Lo importante del paso es la información más no la herramienta de análisis. Las herramientas se pueden adquirir fácilmente, pero la información no.
Juntar Todo
Esta guía es hecha para asistir al empresario en abrir los ojos y ver lo que está disponible hoy en día. Los sistemas de información son indispensables para operar empresas en este mundo tan cambiante y rápido. Para empresas que no tienen individuos con experiencia técnica para ejecutar el desarrollo e implementación de sistemas de información, la compra u outsourcing de dichos sistemas es casi que una obligación. Si tienen dudas o preguntas, no duden en escribirme y preguntar. La idea de todo esto es ayudar a que las empresas pequeñas sean mas competitivas y estoy aquí para ayudar.